E-Rechnung und Anforderungen

Mit Schreiben vom 15.10.2025 hat das Bundesfinanzministerium (BMF) die Regelungen zur E‑Rechnungspflicht aktualisiert. Dabei geht es vordergründig um neue Regelungen bei Fehlern, die damit zusammenhängende steuerliche Anerkennung und die Folgen für den Vorsteuerabzug.

Nur strukturierte, automatisiert verarbeitbare Formate einer E‑Rechnung, deren Datensatz elektronisch übermittelt wird, werden anerkannt. Dabei müssen alle für den Vorsteuerabzug relevanten Pflichtangaben enthalten sein. Weil Anlagen nicht elektronisch verarbeitet werden können, ist zudem ein bloßer Verweis in der E-Rechnung auf Angaben in Anlagen schädlich. Dies gilt nicht für andere ergänzende Angaben, wie z.B. eine Arbeitszeitliste.

Unternehmer, die eine E-Rechnung annehmen müssen, sollten daher die Rechnung immer prüfen. Dies ist mit sog. Validierungssoftwares möglich. Das BMF unterscheidet dabei zwischen Format- und Geschäftsregelfehlern. Während Formatfehler dazu führen, dass mithin eine sonstige Rechnung vorliegt, stellen Geschäftsregelfehler sog. Inhaltsfehler dar. Sind davon die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben betroffen, liegt eine nicht ordnungsmäßige Rechnung vor.

Weitere Punkte des BMF-Schreibens betreffen die Übergangsfristen, Archivierung und GoBD-Anforderungen. Eine ausschließliche Ablage des PDF-Dokuments ist nicht ausreichend.