BMF: Ergänzende Regelungen zur E-Rechnung

Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmer bei bestimmten steuerbaren und nicht steuerbefreiten Umsätzen untereinander grundsätzlich strukturierte E-Rechnungen verwenden. Die allgemeine Übergangsregelung endet am 31. Dezember 2026. Unternehmen mit höchstens 800.000 EUR Gesamtumsatz im Jahr 2026 dürfen für bis zum 31. Dezember 2027 ausgeführte Leistungen noch sonstige Rechnungen ausstellen. Zur Frage des spätesten Ausstellungszeitpunkts gibt es unterschiedliche Auffassungen.

Die Pflicht betrifft grundsätzlich Leistungen eines inländischen Unternehmers an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen. Papierrechnungen und reine PDF-Dateien gelten als sonstige Rechnungen. Zulässige E-Rechnungen müssen strukturiert und mit EN 16931 vereinbar sein, etwa als XML-Datei oder als hybride ZUGFeRD-Rechnung. Die Rechnungspflichtangaben nach § 14 Abs. 4 Satz 1 UStG müssen im strukturierten Teil enthalten sein.

Alle Unternehmer müssen seit dem 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen und elektronisch archivieren können. Das gilt auch für Kleinunternehmer und Unternehmer mit ausschließlich steuerfreien Umsätzen, etwa Vermieter von Wohnraum. Kleinunternehmer müssen für ihre eigenen Leistungen jedoch keine E-Rechnung ausstellen. Kleinbetragsrechnungen bis 250 EUR und Fahrausweise dürfen weiterhin als sonstige Rechnungen ausgestellt werden.

Das BMF hat mit Schreiben vom 15. Oktober 2026, III C 5 - S 7287-a/00019/021/017, weitere Einzelheiten geregelt. Bei Anzahlungs- und Endrechnungen dürfen bereits ausgewiesene Umsatzsteuerbeträge nicht erneut abgerechnet werden. Für bestimmte Darstellungen gilt bis zum 30. Juni 2030 eine Nichtbeanstandungsregelung. Bei Bauleistungen können bis dahin Summen nach Gewerken im strukturierten Teil stehen, wenn eine eingebettete, menschenlesbare Anlage die Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthält.

Ein bloßer Verweis auf Verträge oder externe Unterlagen reicht für die Kontrollfunktion der E-Rechnung nicht aus. Leistungsart, Umfang, Inhalt und gegebenenfalls Leistungsort müssen so konkret angegeben sein, dass die umsatzsteuerliche Behandlung geprüft werden kann. Zusätzliche Informationen dürfen in einem eingebetteten Anhang stehen.

Rechnungsberichtigungen müssen bei bestehender E-Rechnungspflicht ebenfalls elektronisch erfolgen. Das frühere Rotstiftverfahren ist nur bei sonstigen Rechnungen zulässig. Eine Validierung ist keine rechtliche Voraussetzung für die Gültigkeit. Umsatzsteuerliche Folgen hat ein technischer Fehler vor allem dann, wenn eine Pflichtangabe betroffen ist.

Für Bescheide über öffentlich-rechtliche Abgaben gilt bis zum 30. Juni 2030 eine besondere Nichtbeanstandungsregelung: Sie dürfen trotz der gesetzlichen Vorgaben als sonstige Rechnung übermittelt werden. Für den Vorsteuerabzug ist nach Ende der Übergangsfristen eine sonstige Rechnung grundsätzlich problematisch. Nach der in einem nicht amtlich veröffentlichten BMF-Schreiben vertretenen Auffassung kann er im Einzelfall dennoch möglich sein, wenn alle erforderlichen Angaben enthalten sind.

Für die praktische Umsetzung müssen auch Unternehmer ohne eigene steuerpflichtige Umsätze den Rechnungsempfang organisieren. Die vollständige Umstellung auf E-Rechnungen wird spätestens ab 2027 beziehungsweise 2028 für viele Unternehmen und Vermieter relevant.